Cum să achiziționați materiale de birou

Procesul standard de achiziție
Consolidarea și aprobarea cerințelor
Departamentele trimit liste de cerințe care specifică numele articolelor, specificațiile și cantitățile. După semnarea de către șefii de departament, acestea sunt consolidate de către departamentul administrativ într-un plan de achiziții spre aprobare de către executivul de supraveghere; achizițiile de-valoare mare necesită revizuire și aprobare de către un comitet de management.

Selectarea furnizorilor și compararea prețurilor
Prioritizează furnizorii cu reputație bună și timpi de livrare rapidi. Pentru achizițiile de rutină, comparați cel puțin trei furnizori, evaluându-i pe baza calității, prețului și serviciului; pentru articolele în vrac, luați în considerare semnarea acordurilor anuale de aprovizionare pentru a vă asigura reduceri-pe termen lung.

Execuție, inspecție și depozitare
Continuați cu achiziția după aprobare. La livrare, depozitul verifică cantitatea, calitatea și specificațiile față de lista de comenzi; odată confirmate, articolele sunt introduse în inventar, iar înregistrările de inspecție sunt păstrate.

Decontare și arhivare
Departamentul financiar procesează plățile pe baza înregistrărilor de inspecție și a facturilor valabile, în timp ce arhivează simultan toate documentele relevante-cum ar fi cererile de achiziții, ofertele și contractele-pentru evidența-.